Interní předpis  společnosti CARGO CARE

Interní předpis společnosti CARGO CARE s.r.o., se sídlem Hlavní 42, 273 62 Družec, IČ: 241 80 165

Ochrana oznamovatelů

ČÁST PRVNÍ

Obecná ustanovení 

Interním předpisem jsou stanoveny podmínky a postup pro přijímání oznámení, vyřizování a prošetřování oznámení a způsob nakládání a uchovávání získaných informací takovým způsobem, který je v souladu s obecně závaznými právními předpisy platnými na území České republiky, zejména pak směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob (dále jen „GDPR“), které oznamují porušení práva Unie a zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (společně dále jen „právní předpisy“). 

Účelem tohoto interního předpisu je zajistit ochranu oznamovatelům, kteří upozorní na jednání, o kterém se domnívají, že vykazuje znaky protiprávního jednání. 

Interním předpisem je zaveden vnitřní oznamovací systém v souladu s právními předpisy. 

Vymezení pojmů

Pro účely toho interního předpisu mají následující pojmy stanovený význam: 

Společností se rozumí společnost CARGO CARE s.r.o. se sídlem Hlavní 42, 273 62 Družec, IČ: 241 80 165, a to včetně jejích případných budoucích organizačních složek a dceřiných společností.

Oznámením se rozumí písemné či ústní poskytnutí informací o protiprávním jednání. 

Protiprávním jednáním se rozumí jednání FO nebo PO, které: 

1. má znaky trestného činu,
2. má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 

100 000 Kč,

1. porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo
2. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti: 

• finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
• daně z příjmů právnických osob,
• předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
• ochrany spotřebitele,
• souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
• bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
• ochrany životního prostředí,
• bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
• radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
• hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
• ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
• ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
• ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo ochrany finančních zájmů Evropské unie
• fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie

Ochranou se rozumí všechny přiměřené kroky společnosti k zajištění důvěrnosti totožnosti oznamovatele a k ochraně dalších osob před odvetnými opatřeními a finančními ztrátami.

Odvetné opatření se rozumí jakékoliv jednání, včetně opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou relevantní činností, které bylo vyvoláno oznámením a které je přímo či nepřímo učiněno proti oznamovateli a dalším osobám a které je způsobilé způsobit jim újmu, a to zejména: 

• rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, 
• zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, 
• snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku, 
• přeložení nebo převedení na jinou práci, 
• pracovní posudek, 
• neumožnění odborného rozvoje, 
• změna pracovní doby, 
• vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky, 
• výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
• zásah do práva na ochranu osobnosti

Příslušnou osobou se rozumí fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná a je určena společností k přijímání oznámení o protiprávním jednání.

Oznamovatelem se rozumí fyzická osoba, která podala pravdivé oznámení o možném protiprávním jednání, o kterém se dozvěděla v souvislosti s výkonem relevantní činnosti pro společnost. Výkonem relevantní činnosti se rozumí: 

• zaměstnání
• služby
• samostatné výdělečné činnosti
• práv spojených s členstvím v právnické osobě
• funkce člena orgánu právnické osoby, který je do funkce volen, jmenován či jinak povoláván
• správy svěřenského fondu
• dobrovolnické činnosti
• odborné praxe a stáže, nebo práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiné obdobné plnění

Další osobou se rozumí: 

• osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti
• osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou
• osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele
• osoba oznamovatelem ovládaná
• právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou
• právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou
• osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, nebo  
• svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.

Čl. 1

Předmět úpravy

Tento předpis upravuje

1. příslušnost, postavení, oprávnění a povinnosti příslušné osoby společnosti k přijímání a vyřizování oznámení o možném protiprávním jednání podle právních předpisů.
2. práva a povinnosti oznamovatele.
3. způsob přijímání oznámení, vyřizování oznámení a nakládání s informacemi získanými skrze vnitřní oznamovací systém.

Čl. 2

Příslušnost a působnost

1. Příslušná osoba přijímá a vyřizuje oznámení podaná oznamovatelem.
2. Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání. 
3. Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa.
4. Za oznámení není považována část oznámení, která obsahuje 

1. informace, jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit 

• svrchovanost, územní celistvost a demokratické základy České republiky,
• vnitřní pořádek a bezpečnost,
• ve větším rozsahu životy a zdraví osob,
• ochranu informací o veřejných zakázkách v oblasti obrany nebo bezpečnosti, ledaže je zadávání těchto zakázek upraveno předpisem Evropské unie,
• plnění mezinárodních závazků v oblasti obrany,
• významné bezpečnostní operace, 
• bojeschopnost ozbrojených sil České republiky, nebo

1. informace o činnosti zpravodajských služeb České republiky

Čl. 3

Postavení příslušné osoby

1. Postavení, znalosti, schopnosti, dovednosti a vlastnosti příslušné osoby nesmí zavdávat důvod k pochybnosti o tom, že svou činnost vykonává řádně a nestranně.
2. Příslušné osobě nelze udělovat pokyny, ani její činnost jinak ovlivňovat způsobem, který by mařil nebo ohrožoval její řádný výkon. Příslušnou osobou je Ing. Aneta Kostková email: whistleblowing@cargocare.cz, tel: +420 722 939 632.
3. Pokud nelze oznámení předat k vyřízení příslušné osobě, uvědomí o této skutečnosti příslušná osoba oznamovatele a poučí ho o právu podat oznámení prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému v působnosti Ministerstva spravedlnosti ČR.

ČÁST DRUHÁ

PŘIJÍMÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ OZNÁMENÍ

Čl. 4

Přijímání oznámení

1. Příslušnou osobou jsou oznámení přijímána primárně elektronicky, tj. emailem, potažmo písemně nebo ústně, a to telefonicky nebo osobně v kanceláři příslušné osoby v sídle společnosti.
2. Osobně je oznámení přijímáno příslušnou osobou na žádost oznamovatele, a to v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. Nelze-li lhůtu dodržet z důvodů na straně oznamovatele, poznamená příslušná osoba tuto skutečnost do spisu.
3. Osobně přijímané oznámení je zachyceno na zvukové zařízení, a to se souhlasem oznamovatele. V případě odmítnutí souhlasu je pořízen písemný záznam, ke kterému je oznamovatel oprávněn se vyjádřit. Vyjádření oznamovatele je přiloženo k písemnému záznamu. 

Čl. 5

Vyřizování oznámení

1. Příslušná osoba bezodkladně písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení, nejdéle však do 7 dnů ode dne přijetí oznámení. Věta první se nepoužije, pokud oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala nebo je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
2. Příslušná osoba posoudí důvodnost informací uvedených v oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Věta druhá odstavce 1 se použije obdobně.
3. Pokud oznámení neobsahuje všechny potřebné informace či údaje, vyzve příslušná osoba oznamovatele k jejich doplnění.
4. Není-li při posuzování důvodnosti zjištěno protiprávní jednání, poučí příslušná osoba bez zbytečného odkladu oznamovatele, nejpozději však ve lhůtě podle odstavce 2), o právu podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti a příslušnému orgánu veřejné moci.
5. Bylo-li při posuzování důvodnosti zjištěno možné protiprávní jednání, příslušná osoba, je-li to možné s ohledem na zachování důvěrnosti totožnosti oznamovatele a další osoby, bez zbytečného odkladu navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu nebo osobně opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu provede. 
6. Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o výsledku každé fáze vyřizování oznámení bezprostředně po tom, co byla ukončena, nejdéle však do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Tuto lhůtu lze ve skutkově a právně složitých případech prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele. Kromě výsledku posouzení důvodnosti informací uvedených v oznámení informuje zejména o: 

1. ochraně, která oznamovateli na základě podaného oznámení náleží
2. zjištěném protiprávním jednání
3. navržených preventivních nebo nápravných opatřeních a důvodech jejich navržení
4. přijatých preventivních nebo nápravných opatřeních a jejich důvodnosti, byla-li ve lhůtě podle tohoto odstavce přijata a jiném způsobu vyřízení oznámení.

1. Dojde-li oznámení, jež má přijímat a vyřizovat příslušná osoba, jiné osobě ve společnosti, bezodkladně musí být postoupeno k vyřízení příslušné osobě, a to způsobem, který zajistí zachování důvěrnosti obsahu oznámení i totožnosti oznamovatele. Z evidence dokumentů i ze spisu musí být zároveň vymazány veškeré informace týkající se takového oznámení, pokud je to možné.
2. Dojde-li příslušné osobě podání, na které se nevztahuje tento předpis ani zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění, příslušná osoba upozorní podatele na skutečnost, že se nejedná o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů a předmětná úprava se neuplatní. 

Čl. 6

Evidence a uchovávání oznámení

1. Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu

1. datum přijetí oznámení,
2. jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy, 
3. datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek,
4. navržená a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.

1. Příslušná osoba uchovává oznámení a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
2. Do evidence podle odstavce 1 a k oznámením a dokumentům uchovávaným podle odstavce 2 má přístup pouze příslušná osoba.

Čl. 7

Zpracování a poskytování osobních údajů

1. Na zpracování osobních údajů v souvislosti s oznámením se nevztahuje povinnost posouzení vlivu zpracování osobních údajů na ochranu osobních údajů.
2. Osobní údaje se ve vztahu k oznámení zpracovávají na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).
3. Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR je možné ve vztahu k oznámení zpracovávat na základě čl. 9 odst. 2 písm. e), f), g) a h) GDPR.
4. Informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR je třeba plnit za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu.
5. Výkon práva na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR lze subjektu údajů v souladu s čl. 23 GDPR umožnit pouze za předpokladu, že bude zachována důvěrnost totožnosti oznamovatele a dalších osob uvedených v oznámení.
6. Žádost o přístup k osobním údajům týkající se oznámení předá osoba pověřená výkonem agendy ochrany osobních údajů k vyřízení příslušné osobě.
7. Zjistí-li příslušná osoba, že v souvislosti s oznámením nejsou žádné údaje vedeny nebo, že se uplatní výjimka z povinnosti takovou informaci poskytnout, žádost bez dalšího odloží.
8. Povinnost oznámit porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů se za současného zachování důvěrnosti podle tohoto interního předpisu vztahuje rovněž na příslušnou osobu.
9. Příslušnou osobou nejsou poskytovány informace, které mohou ohrozit či zabránit účelu podaného oznámení. To platí i pro třetí osoby, jež získaly přístup k oznámení v rozporu s čl. 6 odst. 3) tohoto interního předpisu.
10. Informace o totožnosti oznamovatele a další osoby lze příslušnou osobou zpřístupnit pouze s jejich písemným souhlasem, to neplatí, pokud je příslušná osoba povinna informace o totožnosti zpřístupnit organům veřejné moci dle jiných právních předpisů. 
11. O zpřístupnění informací podle odstavce 10) je oznamovatel příslušnou osobou předem obeznámen spolu s důvody, proč byly informace poskytnuty. Oznamovatel je oprávněn se k poskytnutým informacím o totožnosti vyjádřit. 

ČÁST TŘETÍ

OCHRANA PŘED ODVETNÝMI OPATŘENÍMI A PRÁVA A POVINNOSTI PŘÍSLUŠNÉ OSOBY A DALŠÍCH OSOB

Čl. 8

Ochrana oznamovatele a dalších osob

1. Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani další osoby.
2. Měl-li oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení protiprávního jednání, nepovažuje se oznámení za porušení smluvní povinnosti mlčenlivosti ani povinnosti zachovávat mlčenlivost podle právních předpisů upravujících práci nebo jinou obdobnou činnost, s výjimkou povinnosti zajistit ochranu utajovaných informací a informací, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení nebo ochranu zvláštních skutečností podle zákona upravujícího krizové řízení.
3. Oznámení a jednání oznamovatele nebo další osoby v souvislosti se zjišťováním informací, které se později staly obsahem oznámení, se nepovažuje za porušení smluvní nebo zákonné povinnosti, s výjimkou případů, kdy je jednáním v souvislosti se zjišťováním takových informací spáchán trestný čin; to neplatí, pokud oznamovatel nebo další osoba neměli oprávněný důvod se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení protiprávního jednání. Tím není dotčeno ustanovení čl. 2 odstavce 3 tohoto interního předpisu.
4. Ochrana oznamovatelů se nevztahuje na vědomě nepravdivá oznámení a na jednání, které má za cíl zneužít interní oznamovací systém v neprospěch společnosti nebo jejích zaměstnanců.

Čl. 9

Oprávnění příslušné osoby

1. Příslušná osoba je při posuzování důvodnosti oznámení oprávněna

• požadovat sdělení údajů a předložení nebo zpřístupnění listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí, které mohou souviset s oznámením, 
• pořizovat si z předložených nebo zpřístupněných listin elektronické obrazy, výpisy, opisy nebo kopie,
• pořizovat si kopie předložených nebo zpřístupněných audiovizuálních a digitálních záznamů, 
• pořizovat se souhlasem nahrávané osoby zvukový nebo obrazově zvukový záznam jejich ústního projevu,
• vstupovat do všech prostor společnosti, které mohou souviset s oznámením.

Čl. 10

Povinnosti příslušné osoby

1. Příslušná osoba vykonává svou činnost osobně.
2. Příslušná osoba je při výkonu své činnosti nestranná.
3. Příslušná osoba rovněž zachovává důvěrnost informací, jejichž prozrazení by mohlo zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení, zejména řádné prošetření informací uvedených v oznámení a předejití nebo nápravu protiprávního stavu.

Čl. 11

Povinnosti třetích osob

1. Důvěrnost podle tohoto interního předpisu je povinna zachovávat každá osoba, která k chráněné informaci nebo osobnímu údaji získá přístup.

Čl. 12

Sankce

1. Za vědomě nepravdivé oznámení lze oznamovateli uložit pokutu až ve výši 50.000 Kč v souladu s § 23 odst. 2) zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

Závěrečná ustanovení

1. Tento interní předpis byl přijat 20.11.2024.
2. Tento interní předpis je vydáván na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 20.11.2024.

CARGO CARE s.r.o.

Jan Libecajt, jednatel